Auch wenn mündliche Vereinbarungen rechtsgültig sind, empfiehlt es sich grundsätzlich, Reservationen durch den Gast schriftlich bestätigen zu lassen und klare Annullationsbedingungen zu vereinbaren.
Restaurant
Reservationen sind gültige Verträge. Die Nichteinhaltung einer Reservation kann zur Schadenersatzpflicht der vertragsbrüchigen Partei führen. Im Streitfall muss der Schaden belegt werden (z. B. keine anderweitige Besetzung möglich, eingekaufte Lebensmittel nicht verwertbar, höhere Personalkosten). Wird eine Konventionalstrafe in einer Reservationsbestätigung vereinbart, so muss der Schaden nicht bewiesen werden.
Bei grösseren Gesellschaften ist zu vereinbaren, wann die Zahl der Gäste definitiv gemeldet werden muss und die Folgen, falls dennoch mehr oder weniger Gäste erscheinen.
Hotel
Es ist empfehlenswert, schriftliche Abmachungen (inkl. schriftliche Reservationsbestätigung durch den Gast) zu treffen, gleichwohl auch mündliche Vereinbarungen gültig sind. Zu regeln sind Beginn und Dauer des Aufenthaltes, Anzahl der Betten, Komfort (z. B. Bad/Dusche), eventuell weitere Leistungen (z. B. Halbpension), Benützung der Hotelinfrastruktur (z. B. Fitness, Hallenbad), Preis sowie Zahlungsart. Eine kurzfristige Annullierung berechtigt unter Umständen zu einem Schadenersatz. Auch ist, falls vorher abgemacht, allenfalls eine Konventionalstrafe fällig.
No Shows
Grundsätzlich entscheidet jeder Unternehmer/jede Unternehmerin selbst, wie mit „No shows“ umgegangen wird. Eine gängige Praxis ist es, bei einer Reservierung die Telefonnummer aufzunehmen. Das hilft, eine gewisse Verbindlichkeit herzustellen und die Gäste können sensibilisiert werden, sich gegebenenfalls abzumelden. Zudem kann der Gastgeber im Falle des Nichterscheinens Kontakt aufnehmen. Möglich ist auch das Einholen von Kreditkartendaten, so wie es in grösseren ausländischen Städten längst gemacht wird.
Es ist unbestritten, dass „No shows“ zu Umsatzeinbussen führen, da ein Tisch unter Umständen nicht so schnell anders besetzt werden kann. Vor allem in der gehobenen Gastronomie können die Ausfälle beträchtlich sein.
