Anche se gli accordi presi oralmente sono giuridicamente validi, si consiglia in linea di principio di richiedere al cliente la conferma scritta della prenotazione e concordare condizioni di annullamento chiare.
Ristorante
Le prenotazioni sono contratti validi. Il mancato rispetto di una prenotazione può comportare l’obbligo di risarcimento da parte della persona che viola il contratto. In caso di controversia, il danno va dimostrato (ad es. impossibilità a occupare il tavolo, a utilizzare gli alimenti acquistati, aumento dei costi per il personale). Se nella conferma di prenotazione viene concordata una penalità convenzionale, non è necessario dimostrare il danno.
In caso di gruppi più grandi occorre concordare il giorno entro il quale è necessario comunicare definitivamente il numero degli ospiti nonché le conseguenze qualora si presentino più o meno persone.
Hotel
È consigliabile prendere accordi scritti (incl. conferma di prenotazione scritta da parte del cliente); ciononostante è valido anche accordarsi oralmente. Vanno definiti l’inizio e la durata del soggiorno, il numero di letti, i comfort (ad es. vasca/doccia), altre eventuali prestazioni (ad es. trattamento di mezza pensione), l’utilizzo delle infrastrutture dell’hotel (ad es. centro fitness, piscina), il prezzo e la modalità di pagamento. Un annullamento all’ultimo minuto dà diritto, in determinate circostanze, al risarcimento danni. Eventualmente va preteso il pagamento anche di una penalità convenzionale, se definita preventivamente.
No show (mancata presentazione)
In linea di principio, ogni imprenditrice o imprenditore decide autonomamente come gestire i «no show». È prassi comune richiedere il numero di telefono all’atto della prenotazione. In questo modo si crea un certo vincolo e si possono sensibilizzare i clienti ad annullare eventualmente la prenotazione. L’esercente può inoltre contattare la persona in caso di mancata presentazione. È possibile anche richiedere i dati della carta di credito, come si fa da tempo nelle grandi città all’estero.
È indiscutibile che un «no show» comporti perdite di fatturato, poiché non è sempre possibile occupare velocemente un tavolo liberatosi. Tali perdite possono essere considerevoli specialmente nella ristorazione di un certo livello.
