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Settore Settore alberghiero Cartella per gli ospiti

Informazioni per l’ospite

Originale e personalizzata, la cartella per gli ospiti ha un’efficace funzione informativa e di promozione dell’immagine per l’ospite e pertanto serve a fidelizzare la clientela. Con il suo aiuto, l’ospite può farsi comodamente e rapidamente un’idea dell’albergo, delle sue offerte e delle sue attività. Informazioni supplementari sui dintorni e sulla regione rendono la cartella per gli ospiti un prezioso strumento di marketing. 

La progettazione individuale della cartella è affidata alla creatività e alla fantasia dell’albergatore. Tuttavia, nelle categorie 1* e 2*, al suo interno deve essere obbligatoriamente presente un’informativa sull’albergo. Questa deve includere come minimo gli orari della prima colazione, gli orari di apertura delle strutture dell’albergo e gli orari per il check-out. Inoltre devono essere elencati i numeri d’emergenza importanti.

Nella categoria 3* deve essere integrata una guida ai servizi in due lingue e nelle categorie 4* e 5* una guida ai servizi multilingue. La guida ai servizi in sostanza è più ampia rispetto all’informativa dell’albergo e deve contenere tutti i servizi e le strutture offerti dall’albergo, con orari di apertura, che devono essere disponibili nella categoria corrispondente.  

Possibili contenuti della cartella per gli ospiti

L’elenco non è esaustivo.

Consigli per la buona riuscita della progettazione

I punti che seguono contengono suggerimenti per la buona riuscita della progettazione della cartella per gli ospiti:

  • più è interessante e originale, più la cartella viene considerata dall’ospite, o nel migliore dei casi addirittura ispezionata con precisione;
  • la cartella deve essere progettata in accordo con lo stile e il corporate design dell’albergo;
  • la raccolta di informazioni include anche regole e divieti per gli ospiti. Attenzione, però: dovrebbero limitarsi all’essenziale. È importante una formulazione positiva e cordiale;
  • la cartella per gli ospiti può servire anche alla vendita di prodotti e servizi;
  • la cartella deve essere sempre curata e aggiornata, poiché le informazioni obsolete trasmettono un’impressione negativa;
  • ad ogni cambio di ospiti della camera si dovrebbe verificare la completezza e pulizia della cartella;
  • per il contenuto è importante utilizzare un font facilmente leggibile. Le parti scritte in piccolo vengono facilmente ignorate;
  • un elenco dalla A alla Z si è dimostrato efficace per reperire facilmente le informazioni. Una guida ai servizi di questo tipo è addirittura obbligatoria a seconda del numero di stelle dell’albergo;
  • a volte le immagini dicono più delle parole. È però importante mantenere l’equilibrio tra immagini e testi. Un uso troppo frequente del linguaggio visivo risulta poco professionale;
  • in caso di clientela internazionale e/o a partire da 3 stelle, le informazioni devono essere disponibili nelle rispettive lingue nazionali (come minimo in inglese e francese);
  • una rielaborazione generale è consigliata ogni anno e prima dell’inizio di ogni stagione;
  • alla cartella per gli ospiti possono essere acclusi ulteriori supporti pubblicitari: opuscoli e volantini relativi a offerte della regione, mete per le escursioni e luoghi da visitare;
  • non dimenticate matita e carta per gli eventuali appunti degli ospiti;
  • sfruttare la digitalizzazione (ad esempio rimandi ad app utili, ecc.). 

Informazioni generali sull’albergo

  • Storia dell’albergo

  • Breve presentazione dei titolari dell’attività e dei collaboratori con foto

  • Filosofia dell’azienda, ecc.

Emergenza/sicurezza

  • Informazioni sulla protezione antincendio

  • Consigli per la sicurezza

  • Numeri telefonici importanti:

    • reception, reperibilità del titolare dell’attività

    • numeri d’emergenza: vigili del fuoco, polizia, soccorsi

    • medico, farmacia

    • prefissi nazionali

Strutture dell’albergo

  • Sale comuni, sale accessibili al pubblico per gli ospiti 

  • Tempo libero e strutture addizionali (p. es. sauna, sala riunioni, zona SPA, ecc.)

  • Stanza giochi per bambini/spazio giochi per bambini 

  • Possibilità per seminari

  • Possibilità di parcheggio

Orari, regole interne e indicazioni importanti

  • Check-in/check-out

  • Custodia dei bagagli per gli ospiti in arrivo e in partenza

  • Orari della reception e reperibilità

  • Chiavi/ingresso notturno

  • Possibilità di deposito centrale o cassetta di sicurezza

  • Regole particolari (p. es. riposo notturno, dress code, ecc.)

  • Condizioni contrattuali dell’albergo e listino prezzi delle camere

  • Informazioni sul pagamento con carte

  • Prima colazione, pranzo, cena (ristorante, bar dell’albergo, bar interno, caffetteria)

  • Servizio in camera (cibi/bevande)

  • Informazioni sul divieto di fumo

  • Informazioni sulla "Pay TV”

  • Bambini (p. es. accesso a impianti wellness, bar)

  • Animali domestici

Servizi interni e offerte

  • Assistenza per i turisti, assistenza per bambini/babysitter, assistenza per convegni

  • Cambio asciugamani o biancheria da letto su richiesta 

  • Lavaggio e stiratura della biancheria degli ospiti

  • Cuscini supplementari/scelta di cuscini e coperta supplementare

  • Accappatoio e ciabatte (pantofole)

  • Servizio di portierato per trasporto bagagli e servizi interni generali (portinaio/valletto)

  • Servizio di parcheggio e riconsegna auto, servizio navetta o servizio limousine

  • Proposte di menu sotto forma di suggerimenti 

  • Vendita di prodotti (p. es. prodotti della casa o regionali)

  • Servizio di segreteria

  • Servizio sveglia

  • Occorrente per cucire e servizio di cucito

  • Utensili o servizio pulisciscarpe

  • Offerta di articoli per l’igiene (p. es. spazzolino da denti)

  • Servizio biglietteria e vendita di biglietti tramite la reception

  • Offerta di giornali e riviste

  • Noleggio di attrezzature sportive, noleggio di biciclette, ecc.

  • Ombrello alla reception/in camera

  • Film/DVD

Attrezzature tecniche/elettronica/libretti d’istruzione

  • Accesso a Internet in camera e nell’area pubblica
  • Terminale Internet con possibilità di stampa nell’area pubblica
  • Fotocopiatrici e scanner
  • Spiegazione per la regolazione individuale dell’impianto di climatizzazione
  • Cassetta di sicurezza in camera
  • Radio con lista delle emittenti
  • Prospetto per la configurazione dei canali TV
  • Telefono
  • Sveglia

Ambiente/sostenibilità

  • Raccolta differenziata dei rifiuti

  • Consigli per il risparmio energetico

  • Acqua potabile

  • Protezione dell’ambiente

Infrastrutture e trasporti della regione

  • Farmacie (servizio nel fine settimana) e drogherie nelle vicinanze 

  • Medici nelle vicinanze 

  • Stazione ferroviaria/stazione più vicina 

  • Banca/bancomat

  • Orari di tram/autobus/treni della regione 

  • Ubicazione e orari di apertura dell’ufficio del turismo o del centro di informazioni turistiche 

  • Negozi di alimentari

  • Negozi di abbigliamento

  • Ottici 

  • Ufficio postale

  • Noleggio di attrezzature sportive, noleggio biciclette, autonoleggio, ecc.

  • Mappa della città/paese 

  • Servizio taxi

     

Offerte per il tempo libero e informazioni turistiche

  • Zone balneabili/stabilimenti balneari, offerte di wellness e cosmesi della regione 

  • Impianti di risalita

  • Offerte gastronomiche: ristoranti, pub, discoteche

  • Musei/mostre attuali

  • Volantini dell’ufficio del turismo o del centro di informazioni turistiche 

  • Programma per le giornate di pioggia 

  • Luoghi da visitare

  • Offerte sportive della regione 

  • Teatro/cinema 

  • Itinerari ciclistici 

  • Sentieri escursionistici

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